Organiser un évènement professionnel demande de la coordination logistique, communicationnelle et commerciale. Le module Évènements d'Odoo permet de tout piloter depuis une seule interface, intégrée à votre CRM et à votre site web. Cet article vous présente la mise en œuvre pratique d'un évènement avec Odoo, depuis sa conception jusqu'au bilan final.
Définir l'évènement
Premier paramétrage : créer la fiche évènement dans Odoo. Vous renseignez le nom, la date et l'heure de début, la date et l'heure de fin, le lieu (avec carte intégrée si vous le souhaitez), l'organisateur, et une description.
L'évènement peut être gratuit ou payant. S'il est payant, vous définissez plusieurs catégories de demande[s] (par exemple : standard, partenaire, étudiant) avec des tarifs différents. Chaque catégorie peut avoir un quota de places et une date limite d'inscription.
Pour les évènements multi-jours ou multi-sessions, Odoo permet de structurer l'évènement en sessions distinctes auxquelles les participants peuvent s'inscrire séparément. Cette fonction est utile pour les conférences avec ateliers parallèles ou les formations sur plusieurs journées.
Créer la page d'inscription
Le module Évènements génère automatiquement une page d'inscription publique sur votre site web Odoo. Cette page reprend les informations de l'évènement et propose un formulaire d'inscription.
Vous personnalisez le formulaire selon les informations dont vous avez besoin : civilité, nom, prénom, fonction, entreprise, téléphone, et toute autre question utile (allergies alimentaires, attentes spécifiques, sessions choisies). Notre conseil : limiter les questions au strict nécessaire. Chaque question supplémentaire fait baisser le taux de complétion du formulaire.
La page d'inscription s'intègre au design global de votre site. Vous pouvez la promouvoir avec un bandeau sur les autres pages, l'ajouter au menu de navigation, ou la communiquer par lien direct dans vos campagnes.
Le paiement en ligne pour les évènements payants
- Si votre évènement est payant, Odoo intègre le paiement en ligne via les passerelles habituelles (Stripe, Adyen, PayPal, Mollie).
- Le participant règle directement lors de l'inscription.
- La facture est générée et envoyée par mail.
- Le paiement est rapproché en comptabilité automatiquement..
Pour les inscriptions payantes par virement ou facturation différée (typique en BtoB), Odoo permet de gérer la pré-inscription : l'inscription est enregistrée, la facture est générée, et la confirmation définitive intervient au paiement. Vous pouvez aussi accorder des inscriptions gratuites manuellement à des invités VIP.
Communiquer sur l'évènement
Pour remplir un évènement, la communication doit être pensée en amont. Odoo intègre plusieurs canaux activables.
L'invitation par courriel : depuis le module Courriel Marketing, créez une campagne ciblant les contacts pertinents (vos clients, vos prospects qualifiés, votre base partenaire). La campagne inclut un lien vers la page d'inscription. Notre conseil : prévoir une séquence de trois courriels (annonce, rappel à mi-parcours, dernière chance).
La publication sur les réseaux sociaux : depuis le module Marketing Social, programmez vos publications LinkedIn, Facebook, X selon votre stratégie habituelle. Variez les angles à chaque publication (programme, intervenants, lieu, témoignage d'une édition précédente).
Le SMS pour les inscrits : pour rappeler la veille ou le jour même, le SMS depuis le module SMS Marketing est très efficace. Taux d'ouverture supérieur à quatre-vingt-dix pourcents.
L'affichage sur le site web : ajoutez un bandeau ou un encart sur les pages les plus visitées de votre site pour mettre l'évènement en avant.
Gérer les inscriptions
Au fur et à mesure des inscriptions, Odoo crée automatiquement les contacts dans la base si ce sont des nouveaux, ou rattache l'inscription au contact existant. Chaque inscription envoie une confirmation par mail au participant.
Vous suivez les inscriptions en temps réel dans une vue dédiée. Vous voyez les quotas restants par catégorie de demande[s], l'évolution sur les derniers jours, les inscriptions par origine (lien direct, réseau social, courriel).
Notre conseil : surveiller le rythme des inscriptions une semaine avant l'évènement. Si le rythme ralentit en dessous de vos objectifs, déclenchez une dernière campagne de relance ciblée.
Le jour de l'évènement
Le jour J, plusieurs fonctionnalités prennent toute leur valeur. L'application mobile Odoo permet à l'équipe d'accueil de scanner les badges (générés automatiquement avec un QR code unique par participant) pour valider l'arrivée. Le participant est marqué présent dans le système.
Les commerciaux ont accès sur leur smartphone à la liste des participants présents, avec pour chacun le rappel des informations utiles (entreprise, fonction, historique commercial éventuel, sujets d'intérêt déclarés). Cela leur permet d'engager des conversations qualifiées plutôt que de découvrir les profils sur place.
Les interactions et les opportunités identifiées pendant l'évènement peuvent être créées directement depuis l'application, avec rattachement automatique au participant et à l'évènement source.
Le suivi post-évènement
C'est là que la valeur de l'outil intégré se révèle pleinement. Dans les jours qui suivent l'évènement, vous lancez plusieurs séquences automatiques.
Courriel de remerciement à tous les participants présents, avec éventuellement un lien vers le replay, les supports d'intervention, ou un récapitulatif. Cet courriel peut intégrer une enquête de satisfaction courte.
Courriel différencié pour les inscrits absents : « nous sommes désolés que vous n'ayez pu venir, voici un résumé et les supports ». C'est l'occasion de garder le contact.
Suivi commercial structuré des opportunités identifiées pendant l'évènement, avec affectation aux bons commerciaux, dates de relance, et indicateurs de progression.
Mesurer le retour sur investissement
Quelques semaines après l'évènement, Odoo permet de produire un bilan structuré : nombre d'inscrits, nombre de présents, taux de participation, opportunités créées, montant en tunnel de vente, contrats signés. En croisant avec le coût total de l'évènement (location, traiteur, communication, mobilisation interne), vous obtenez un retour sur investissement objectif.
Cette mesure systématique alimente la décision d'organiser ou non un évènement similaire à l'avenir, et avec quels ajustements. Elle est aussi un argument précieux pour défendre le budget évènementiel auprès de la direction financière.
Conclusion
Le module Évènements d'Odoo couvre de A à Z l'organisation d'un évènement professionnel, depuis la création de la page d'inscription jusqu'au bilan final. Pour une PME ou une ETI qui organise quelques évènements par an, c'est un gain de temps considérable par rapport à un assemblage d'outils dispersés (Eventbrite, Weezevent, Mailchimp, Excel). L'intégration au CRM transforme l'évènement en levier commercial structuré.