Odoo : Sociétés de service en régie

Vendre de la régie, c’est faire danser trois tempos à la fois : trouver des missions, recruter les bons profils, et facturer juste — sans perdre de vue la marge et la satisfaction des clients comme des consultants. Bonne nouvelle : Odoo ne fait pas de magie, il fait mieux que ça… il met de l’ordre dans la vraie vie, pour que vos équipes voient clair et décident vite et bien.

B — Ce que Odoo propose : fonctionnalités & paramétrages

2) CRM & développement de compte

• Comptes/contacts structurés, multi-sites, multi-interlocuteurs.
• Opportunités “Mission” + sous-opportunités (extension, transfert, nouvelle équipe) pour cartographier le compte.
• RDV de suivi (client & consultant) qui peuvent créer directement des opportunités dans le CRM (foisonnement traçable).
• Alertes sur fin de mission (J-60, J-30) pour anticiper le renouvellement.

3) Recrutement relié au besoin

• Pipeline Recrutement collé à l’opportunité : TJM, compétences, date de démarrage.
• Matching par tags/compétences, entretiens et notations centralisés.
• Contrat de mission généré (eSignature) une fois le candidat choisi.

4) Contrats, CRA & facturation — le cœur du réacteur

• Contrat commercial côté client (conditions de facturation, échéances, validations).
• Contrat de mission côté consultant (TJM, durée, manager, centre analytique).
• CRA mensuels : saisie consultant → signature → validation client → validation manager → création automatique du brouillon de facture.
• Cas grand compte : si le contrat n’est pas encore signé, la facture attend ; Odoo comptabilise quand même le CA réalisé en travaux en cours (CA produit non facturé), puis débloque la facture dès signature.

5) Finance & marge par mission

• Analytique par mission : recettes (factures issues des CRA), coûts (salaire chargé, notes de frais, intercontrat).
• Marge temps réel en € et en %.
• Variable BM calculé selon CA ou marge (règles paramétrables) → export des variables vers OpenPaie → OD de paie réimportées.

6) RH (hors paie), conformité & confort d’usage

• Congés/absences intégrés au planning → impact automatique sur CRA.
• Entretiens (progression, objectifs) rattachés à la mission/manager.
• Notes de frais : validation, refacturation au client si prévu.
• Portail pour signatures rapides (consultant et client).

7) Pilotage direction — chiffres KPI en temps réel

• Utilisation (taux d’occupation), TJM moyen, pipeline (jours couverts), time-to-fill recrutement.
• Taux de renouvellement, foisonnement par compte, CRA signés à l’heure.
• Marge par mission/compte/BM, marge prévisionnelle à 90 jours.
• Délai moyen de paiement, BFR en temps réél — sans faire bosser le contrôleur de gestion toute la nuit.

A — Le cas d’école : les concepts métier

1) Le modèle

• Stafforia Services place des consultants en régie chez Clientis Group (et d’autres grands comptes).
• Les Business Managers (BM) mènent la chasse aux missions et le recrutement des profils adéquats.
• Ils renouvellent les contrats, foisonnent (développent le compte), et tiennent des RDV de suivi côté client et côté consultant.
• Les CRA (Comptes Rendus d’Activité) sont signés chaque mois par le consultant, validés par le client et le manager, et déclenchent la facturation.
• Grand compte : si le contrat n’est pas encore signé, on attend le contrat pour facturer… mais on tient quand même compte du CA réalisé (en CA produit non facturé / travaux en cours).
• La marge par mission est suivie finement ; selon la politique de la maison, marge ou chiffre d’affaires sert de base au variable des BM.
• RH dans Odoo (congés, entretiens, notes de frais) ; paie externalisée (ex. OpenPaie) : Odoo envoie les variables, récupère les OD de paie.

2) Une journée type

9h02 — “Besoin chaud”

Clientis ouvre une mission Data Engineer à 600 € TJM, démarrage J+10. Le BM crée l’opportunité “Mission — Data Eng” et lance en un clic le job de recrutement lié (compétences, TJM, date).

10h17 — “Foisonnement intelligent”

RDV de suivi chez le même client : le responsable de domaine évoque un futur chantier DataViz. Dans Odoo, la note de RDV déclenche une opportunité fille “DataViz” (pas de bonnes idées perdues dans un carnet).

11h30 — “Recruter avec sérénité”

Deux candidats short-listés : entretiens planifiés depuis Odoo, évaluations centralisées. Le client valide Camille. Le contrat de mission part en signature électronique (consultant) ; côté contrat client, l’acheteur traîne un peu…

16h05 — “Produire sans facturer (encore)”

Camille démarre à l’heure. Les CRA sont saisis chaque mois, signés, validés.

Sauf que… contrat client pas encore signé (grand compte). Alors on attend pour facturer — mais il est possible dans Odoo d'enregistrer le chiffre d’affaires réalisé en CA produit non facturé (Factures à émettre) : la direction voit quand même la réalité économique. Le jour où le contrat arrive signé, il est possible de facturer en prenant en compte les écritures comptables déjà émises. Pas de rattrapage douloureux, pas de trou d’air.

18h08 — “Marge, variable, sérénité”

La mission tourne, les frais (déplacements, repas) sont catégorisés et refacturés si prévu.

La marge de la mission se met à jour en direct ; le variable du BM est calculé selon la règle maison, exporté vers OpenPaie.

Côté direction, les tableaux de bord affichent utilisation, TJM, renouvellements à risque, CRA en retard, DSO… sans Excel qui fume.

D — Parcours bout-à-bout (en 12 étapes utiles)

1. Besoin client → opportunité “Mission” (TJM, dates, BM).
2. Recrutement lié → compétences, entretiens, validations.
3. Contrats → eSignature (consultant) + contrat commercial (client).
4. Affectation → mission créée (centre analytique).
5. Suivi → RDV client/consultant, notes qui peuvent créer des opportunités (foisonnement).
6. CRA → saisie consultant → signature → validation client → validation manager.
7. Facturation → brouillons générés selon contrat.
8. Grand compte (contrat en attente) → facture en attente, CA réalisé en travaux en cours (CA produit non facturé) ; émission auto dès signature reçue.
9. Encaissements → relances, lettrage, DSO.
10. Renouvellement → rappels J-60/J-30, avenants.
11. Foisonnement → opportunités filles par compte.
12. Variable & paie → calcul BM → export variables → import OD de paie.

E — Paramétrage conseillé (checklist pratico-pratique)

Modules : CRM, Ventes, Recrutement, Employés, Congés, Entretiens, Notes de frais, Projet, Feuilles de temps, Comptabilité, Signature.

Produits de service : “Journée de prestation” (unité : jour/demi-jour), facturation basée sur feuilles de temps/CRA.

Analytique : 1 centre par mission (client, BM, consultant).

Règles :

• Workflow CRA : consultant → client → manager (obligatoire).
• Verrou facturation si contrat non signé (grand compte) + WIP/CA produit non facturé.
• Variables paie (marge/CA BM, primes, absences) : export → OpenPaie ; OD de paie : import.

Automatisations : rappels fin de mission, RDV récurrents, tâches de renouvellement & foisonnement.

F — Risques fréquents & parades

• CRA en retard → rappels automatiques + portail de signature.
• Facture sans contrat (grand compte) → verrou + travaux en cours pour ne pas perdre la vision du CA.
• Marge floue (frais oubliés, intercontrat) → analytique stricte + politique de refacturation.
• Opportunités perdues (notes non suivies) → création d’opportunités depuis chaque RDV.
• Vision direction parcellaire → KPI temps réel partagés (utilisation, TJM, renouvellement, DSO, marge).

Conclusion — Le service bien tenu… et bien vu

Avec Odoo, la régie cesse d’être une course d’obstacles : le commercial foisonne, le recrutement avance, les CRA se signent à l’heure, la facturation est propre — même quand il faut attendre le contrat d’un grand compte, la réalité du CA produit reste visible (travaux en cours), et la marge est pilotée sans brouillard.

Résultat : processus clairs, décisions sereines, et des équipes qui gagnent du temps pour ce qui compte — la relation, la confiance, le long terme.

Vous voulez voir ce parcours sur vos missions, vos clients, vos variables ? Parlons-en : on vous montre comment le mettre en œuvre, simplement et proprement.