Un événement, ça commence par une idée et ça se termine par des enseignements. Entre les deux : recueillir les demandes, qualifier le besoin, comparer des scénarios, proposer des options, réserver les ressources, réaliser avec précision, facturer proprement, puis analyser pour progresser.
Odoo relie ces étapes sans couture : même source d’information, même logique, même cadence. Le résultat se voit vite : décisions nettes, équipes synchronisées, savoir capitalisé.
Site & marketing : capter des briefs structurés
Avant de chiffrer, il faut comprendre. Un site clair, relié à Odoo, transforme un intérêt en brief exploitable.
- Pages d’offres et réalisations, formulaires qualifiants (type d’événement, jauge, lieux envisagés, budget).
- Catalogue de location (si pertinent) : produits, packs, options, règles de prix, disponibilité maîtrisée.
- Automatisation marketing : vous établissez une relation suivie (rappels, conseils, contenus utiles).
- Portail client : devis, documents, planning, factures, tickets — tout au même endroit.
Qualification & scénarios : comparer sur des critères objectifs
Décider devient simple lorsque chaque hypothèse est décrite de la même façon. Les scénarios mettent tout à plat.
- Combinaisons “Lieu + Prestations + Matériel/Logistique + Budget + Planning + points d’attention”.
- Comparatif pondéré (Tableur Odoo) : capacité, contraintes, coûts, disponibilité, atouts logistiques.
- Historique attaché à l’opportunité : on réutilise le meilleur canevas au prochain brief.
Devis à options : choisir en toute clarté
Un document, plusieurs chemins possibles, une décision lisible.
- Lignes obligatoires, optionnelles, alternatives (exclusives) au sein du même devis.
- Kits/packs : matériel + régie + transport + prestations → marge par option lisible d’un coup d’œil.
- Portail : sélection des options et signature électronique, avec conservation des pistes non retenues.
Lieux & sourcing : une mémoire qui accélère
Le choix du lieu oriente tout le reste. Une base structurée fait gagner des jours et apporte de la sérénité.
- Fiches Lieu/Espace : capacités (assis/debout), hauteur sous plafond, plans, puissance, rigging, accès camions, couvre-feu, règles de sécurité, tarifs, contacts, GPS, historique de négociation.
- Recherche multi-critères + tags (ex. “plein air”, “LED-ready”, “après 23h OK”) + scoring pour sortir une short-list en quelques secondes.
- Débrief post-événement : timings, flux d’accès, photos, REX, “à privilégier / à adapter” → la fiche s’enrichit.
- Effet immédiat : le prochain sourcing est 2× plus rapide, car l’information est déjà qualifiée et actionnable.
Prestations à organiser (externes et internes)
Les événements internes font partie intégrante des prestations : même rigueur, mêmes outils, même confort d’usage.
- Portail de demandes (séminaires, conventions, formations, réunions plénières) avec workflows d’approbation par centre de coûts.
- Réservations : salles, audiovisuel, traiteur, transport, hébergement.
- Participants : inscriptions, badges, accès, sondages de satisfaction.
- Budgets internes : engagements, imputations, refacturation inter-sociétés si nécessaire.
Tout cela s’orchestre dans Odoo, exactement comme pour un événement externe, avec les mêmes bénéfices de coordination et de transparence.
Projet & planning : dérouler la partition au bon tempo
Quand chacun sait quoi faire et quand le faire, la coordination devient naturelle.
- Un projet par événement : tâches, jalons, check-lists, responsabilités, documents versionnés (plans, riders, consignes).
- Planification des équipes (internes, intermittents, prestataires), véhicules, créneaux d’installation/dépose.
- Feuilles de temps par rôle et par tâche : lecture fiable du coût réel et des écarts utiles.
Location & matériel : disponibilité maîtrisée, réservations uniques
Le matériel est le nerf technique d’un événement. Odoo veille à sa disponibilité et à sa traçabilité.
- Inventaire sérialisé (LED, son, rigging, régie, véhicules) : position, historique, état de préparation.
- Module Location : réservations par période, disponibilité en temps réel, dégressivité, cautions, états des lieux sortie/retour, maintenance déclenchée au bon moment.
- Unicité des réservations : pré-réservation au stade scénario/devis, verrouillage à la commande, alertes de disponibilité si chevauchement ; sous-traitance proposée si besoin.
- Kits intelligents : on réserve l’ensemble cohérent, pas un seul élément.
Achats & sous-traitance : coûts alignés, délais tenus
Des achats connectés au planning, c’est du temps gagné et des écarts évités.
- Demandes d’achat issues du projet ou du planning (sécurité, renfort matériel, transport).
- Multi-fournisseurs : comparatifs prix/délais/qualité, contrats-cadres.
- Réceptions de biens et services imputées au bon événement : base coûts structurée, audit simple.
Finance : modèles de facturation et pilotage lisible
La rigueur financière soutient la qualité opérationnelle.
- Régie (TJM/CRA), forfait (multi-étapes, avances/solde) ou récurrent (maintenance, écrans permanents).
- Acomptes, retenues, avoirs, rapprochements bancaires (ex. CIC, Stripe, Axepta).
- Analytique par événement, client, BU/ligne de service, canal : trésorerie mieux pilotée, cohérence devis↔facture, marge lisible sans gymnastique.
Étiquettes (tags) : une taxonomie pour tout retrouver
Classifier vite et bien, c’est décider plus tôt et mieux. Les tags apportent une grille de lecture commune.
- Dictionnaire de tags (ex. Lieu:PleinAir, Lieu:LED-Ready, Format:Conférence, Tech:Streaming, Log:AccèsPL).
- Filtres & vues (Liste/Carte/Calendrier/Kanban), favoris enregistrés (“Conférences > 500 pers en IDF LED-Ready”).
- Automatisations : check-lists, jalons, options de devis, parcours d’information selon les tags.
- Reporting par tag : tendances, volumes, marges par format, caractéristiques de lieu, besoins techniques.
Analytique & pilotage : répartition multi-axes
L’analyse est fine lorsqu’on ventile la valeur là où elle compte. Odoo utilise la répartition analytique avec plusieurs comptes et des pourcentages.
- Ventilation multi-comptes sur une même ligne (vente, achat, facture, temps).
- Axes conseillés : Projet (événement), BU/ligne de service (régie, location, création…), Client/segment, Canal (web, direct, apporteur), Site/Lieu (si la logistique pèse).
- Règles d’imputation : depuis les ventes (projet → factures), depuis les achats (projet/BU), depuis les feuilles de temps (projet, répartition au besoin).
- Budgets par projet et par BU, alertes en cas d’écart prévisionnel↔réalisé.
- Tableaux de bord : marge par événement, compte de résultat par BU, utilisation/disponibilité du matériel, heures vendues vs consommées, DSO & taux d’acompte, indicateurs lieux (taux d’acceptation, délai brief→verrouillage), indicateurs internes (participation, satisfaction, respect budget).
Conclusion
Odoo rassemble la chaîne événementielle dans un même environnement : briefs structurés, scénarios comparables, devis à options lisibles, planning précis, matériel disponible, achats synchronisés, finance claire, service suivi, analyse multi-axes.
Qu’il s’agisse d’événements externes ou internes, tout est orchestré avec la même exigence professionnelle. À chaque projet, l’organisation est plus sûre, la marge plus stable, et la préparation suivante 2× plus rapide grâce à la capitalisation sur les lieux, les prestations et les données de pilotage.