Equity Odoo 19 : conformité et traçabilité du capital

Dans trop d’entreprises, la table de capitalisation est encore gérée avec des tableurs bancals, tandis que les mouvements de titres sont notés dans un classeur à part. Equity, nouvelle application d’Odoo 19, réunit ces pièces manquantes au cœur de l’ERP : vous enregistrez les opérations (émissions, transferts, exercices d’options), le registre des actionnaires se met à jour et la répartition du capital reste lisible pour la direction comme pour l’audit.

1) Deux notions à bien distinguer (et à relier)

• Table de capitalisation (tableau de répartition du capital) : la photo à un instant T de “qui détient quoi” (titres, catégories, pourcentages, dilution).
• Registre des mouvements de titres (RMT) : le journal légal chronologique des opérations (émission, cession/transfert, annulation…). En droit français, il peut être tenu sur papier ou tout autre “support durable”, y compris via un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP). Autrement dit : papier, électronique probant… voire blockchain, sont recevables.

En pratique, le registre alimente la table : chaque opération inscrite au RMT modifie la répartition actionnariale lue dans la table de capitalisation. Pour les SAS/SA, la tenue du registre est une obligation suivie de près par les greffes et les conseils.

2) Ce que fait concrètement Equity (Odoo 19)

• Opérations sur titres : enregistrez émissions, ventes/transferts et exercices d’options ; ces événements mettent à jour le registre des actionnaires et, in fine, la table de capitalisation.
• Valorisations : rattachez vos valorisations (tour, expertise, pacte) pour garder un historique utilisable.
• Suivi des personnes : actionnaires et, si besoin, bénéficiaires effectifs (utile aux fiduciaires et commissaires).
• Intégration ERP : l’information est au même endroit que la compta, les documents et les contacts, ce qui évite les ressaisies.

3) Conformité française : ce qu’Equity couvre… et ce qu’il faut verrouiller

• Côté gestion : Equity enregistre les mouvements (émission, transfert, option) avec leurs métadonnées et sécurise la traçabilité. C’est parfait pour le pilotage interne, les comités et la préparation des audits.
• Côté opposabilité : pour que le RMT soit pleinement conforme en France, assurez le “support durable” du registre (papier, électronique probant, voire DEEP). En pratique, deux possibilité :
  1. Dans Odoo : tenez le registre et figez régulièrement un PDF signé/horodaté (par opération ou par période) avec une politique d’archivage probant.
  2. Chez un prestataire juridique (Infogreffe & co.) : le registre “légal” est tenu chez le tiers ; Equity reste la source opérationnelle (pilotage, reporting).
     Les textes admettent papier ou support durable et DEEP ; les modalités concrètes (ex. “cote & paraphe”) peuvent varier selon les greffes et pratiques locales.

4) Mise en place recommandée (simple et robuste)

1. Modéliser les catégories de titres : actions ordinaires/préférentielles, BSPCE/stock-options, pools, droits.
2. Reprendre l’historique : détenteurs, volumes, prix, dates d’effet, pièces (PV, bulletins, ordres de mouvement).
3. Tracer les opérations dans Equity (émission, transfert, exercice) avec justificatifs. 
4. Rattacher les valorisations : tours, expertises, pactes, avec hypothèses et dates.
5. Figer le registre : export PDF signé/horodaté (ou tenue chez un tiers) pour garantir le support durable.

5) Bonnes pratiques de tenue (pour éviter les “versions bis”)

• Nommer clairement vos catégories et règles (vesting, droits).
• Joindre systématiquement les pièces et indiquer un motif pour chaque opération.
• Revue trimestrielle : totaux, bénéficiaires effectifs, dates d’effet.
• Vues “board” prêtes à l’emploi et limiter les exports : on consulte à la source, pas dans 12 fichiers parallèles.
  (Ces pratiques ne se substituent pas aux obligations légales locales, elles les complètent.)

6) Bénéfices concrets au quotidien

1. Référentiel partagé (finance, juridique, direction) au lieu de chasser la “dernière version”.
2. Moins d’erreurs, plus rapide : la table se met à jour au fil des émissions/transferts/options.
3. Conformité facilitée : données d’actionnaires/bénéficiaires et pièces justificatives au même endroit.

7) Pour qui est-ce pertinent ?

• Startups / scale-ups : cycles de financement rapprochés, pools d’options vivants, exigence de transparence investisseurs-salariés.
• PME / ETI : entrées/sorties d’associés, transmissions, besoin d’une donnée commune, à jour.
• Fiduciaires & cabinets : tenue multi-dossiers, déclarations et audits facilités par un historique propre.

8) Encadré — Capitaux propres ≠ table de capitalisation

• Les capitaux propres (capital social, réserves, résultat, etc.) sont une notion comptable.
• La table de capitalisation décrit la répartition des titres (qui détient quoi) et la dilution liée aux opérations.
  Equity s’occupe de la propriété des titres et de ses mouvements ; la comptabilité enregistre l’impact patrimonial dans les états financiers.
  (Odoo 19 traite ces sujets dans des applications distinctes mais cohérentes.)

Conclusion

Avec Equity dans Odoo 19, la gestion du capital sort des tableurs et entre dans l’ERP : opérations, registre et table de capitalisation avancent ensemble, avec valorisations et suivi des bénéficiaires. Pour la France, la clé de l’opposabilité reste le support durable du registre des mouvements de titres : soit vous sécurisez ce point (PDF signé/horodaté, archivage probant), soit vous adossez Odoo à un prestataire juridique. Dans les deux cas, vous gagnez une traçabilité nette… et vous perdez moins de temps à démêler